시간관리의 기본 원칙

시간관리의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않을 것이다. 개인과 조직의 성공은 결국, 시간관리와 직접적으로 닿아있다는 것은 누구나 공감할 것이다. 그렇게 시간관리가 중요하고, 내 자신에게 유용하다는 것을 알면서도 왜 우리는 제대로 시간을 관리하지 못하는 것일까요? 다시, 한 번 시간관리를 철저히 해 보자는 차원에서, 시간관리의 원칙들을 되새겨 보고자 한다. 

 

(1)  계획60 : 여유40 의 원칙 

시간계획을 세울 때 기본은 총 예상 시간의 통상 60%을 계획으로 잡고 40%는 여유를 가져야 한다. 이렇게 시간을 안배하는 이유는 예측하지 못한 사태 발생이나 생각하지못했던 낭비시간의 발생 등으로 일이 중단될 수 있기 때문이다. 또한 자신이 흥미를 가지고 있는 일과의 갈등이나 스스로 해야 하는 개인적인 일 등을 위한 여유시간이 필요하기 때문이다. 따라서 자신이 가진 시간의 대부분을 계획에 투입하여 시간계획을 세우는 것은 바람직하지 않다. 

(2) 낭비된 시간에 대한 보충 

시간계획을 비록 철저히 세웠더라도 반드시 실현되지는 않는다. 앞의 예에서 보이는 몇 가지 이유로 시간계획이 잘 지켜지지 않을 수도 있다. 문제는 그렇게 낭비된 시간을 제때에 보충해야 한다는 것이다. 즉 낭비된 시간이 발생하면 가능한 한 즉시 보충하는 것이 가장 중요하다. 예를 들어 이른 아침, 영어 공부를 해야 하는데 여러가지 이유로 하지 못했다면 이를 다음 날로 미루기 보다는 그날 시간을 쪼개서, 반드시 보충하는 것이 바람직하다. 

(3) 항상 기록을 남긴다 

우리의 기억력은 한계가 있고 지식은 휘발성이 강하다. 따라서, 모든 것을 기록해 두는 것이 중요하다. 기록을 남기는 것은 자신을 되돌아보는 계기가 되기 때문에 더욱 중요하다. 기록은 나를 관리해 주는 비서의 역할을 톡톡히 한다. 따라서 체크리스트와 계획표를 사용하여 자신의 계획을 항상 메모하는 것이 바람직하다. 그렇게 함으로써 계획의 전체 윤곽이 잡히고 잊어버리지도 않게 된다. 

(4) 모든 일은 일의 마감시간을 정하여 관리한다. 

어떤 일이든, 그 일을 함에 있어서, 시간이 무한정 주어지지는 않는다. 따라서, 모든 일에 마감시간을 설정하는 일은 매우 중요하다. 이것은 자기 통제를 강화하도록 도와줄 뿐만 아니라, 우유부단한 행동과 업무의 지연 등을 방지하는 역할을 한다.

(5) 중요한 일을 먼저 한다 

모든 일은 그 중요도 측면에서 우선 순위가 제각각이다. 어떤 일은 지금 당장 해야 하지만 어떤 일은 언제 하더라도 크게 문제가 되지 않는다. 따라서 모든 일에 우선 순위를 정하고 일을 해야만 불필요한 시간 낭비를 막을 수 있다. 

(6) 긴급한 일에 현혹되지 않는다 

일 중에는 중요한 일과 급한 일이 있지만 긴급한 일이 반드시 중요한 일은 아니다. 단지 급하다는 이유로 중요한 일을 뒤로 미루는 우를 범하지 말아야 한다. 

(7) 항상 2~3 가지 대안을 준비한다 

모든 일에는 언제나 옳은 한가지 방식만이 존재하는 것이 아니다. 어떤 때는 좋았지만 어떤 상황에서는 전혀 맞지 않는 방법이 될 수도 있다. 따라서 계획을 세울 때는 반드시 몇 가지 서로 다른 방법을 생각해 두는 것이 바람직하다. 

(8) 일을 통합하여 정리한다 

필요하기는 하지만 전적으로 그 일을 하기에는 시간이 좀 아깝다는 생각이 드는 경우들이 있을 수 있다. 이런 일들은 메모해 두었다가, 한꺼번에 묶어서 관리하는 것이 좋다. 

(9) 시계를 조금 빨리 맞춰 놓는다 

5분이나 10분 정도 시계를 빨리 맞춰 놓으면 시계를 볼 때마다 자신에게 여분의 시간이 있음을 경험하게 된다. 그리고 여분의 시간을 생각할 때마다 시간의 소중함을 다시 한번 깨닫고 시간관리의 필요성을 다시 느낄 수 있다.